E-Rechnungen richtig verarbeiten in SAP Business ByDesign

Das klassische PDF-Format hat sich als „Standard“ für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Ein PDF-Dokument ist laut deutschen und europäischen Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und speichern, ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, und ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen.

SAP Business ByDesign stellte die Basis, die es möglich macht, XRechnungen aus dem ERP-System zu versenden. Dennoch sind einige essenzielle zusätzliche Puzzleteile notwendig, um tatsächlich valide XRechnungen versenden zu können, und genau diese fehlenden Teile liefert „All for One – eInvoice Integration“.

Erweiterung der XRechnung
XRechnungen müssen mit zusätzlichen Informationen wie IBAN, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers erweitert werden. Diese Informationen werden automatisch durch die App „All for One – eInvoice Integration“ aus dem ERP-System in die Rechnung übernommen. Weitere Informationen wie die Leitweg-ID (technische Empfänger-Adresse) können einfach im Debitorenstamm hinterlegt werden und werden dann automatisch mit in die Rechnung übernommen. Ein in die App integrierter Validierungsschritt prüft, ob alle obligatorischen Daten für die Erzeugung der XRechnung vorhanden sind.

Übersetzung der XML-Struktur in die XRechnung
Die App übernimmt die Transformation des XML-Files aus SAP Business ByDesign in das gewünschte XRechnung-Format. Im Zuge der Transformation werden beispielsweise Informationen wie Kunde, Produkte, Rechnungsart, Steuern, Rabatte, Skonti etc. in das XRechnung-Format konvertiert.

Keine Änderung der Rechnungslegung
Mit unserer App kann die Erzeugung der XRechnung nahtlos in den Prozess der Erstellung von Kundenrechnungen integriert werden.

• Automatische Erstellung der XRechnung
• Validierungsschritt zur Prüfung, ob alle obligatorischen Daten für die Erzeugung der E-Rechnung vorhanden sind
• Übersetzung der XML-Struktur in das XRechnung-Format
• Konvertierung und Versand im XRechnung-Format ohne Zusatzaufwand
• Gewohnte Prozessabläufe bleiben erhalten
• Standardisierte Konvertierung der Rechnung
• Zeitersparnis durch automatisierte Datentransfers
• Revisionssichere Ablage der E-Rechnung im Cloud-ERP